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简要说说如何提高银行文件工作的服务效率

发布作者: 信息来源: 发布日期: 2019-09-18 10:37 浏览次数:

标准化文件管理只有与时俱进,才能适应新形势的需要。然而,在日常工作中,许多人对档案工作的重要性知之甚少,并认为文件管理是可有可无的。事实上,档案管理工作对中国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。银行档案工作作为银行经营管理活动不可分割的一部分,在维护银行和客户权益,打击经济犯罪,防范金融风险,促进经济社会发展方面具有不可替代的信息支持和保障作用。

档案工作在银行各项业务的发展中,如何充分发挥服务效率,使档案管理工作走上科学化,规范化,合法化的道路,是本文的重点。

意识形态的理解不到位,注意力不高,导致银行档案工作效率低下。

有些分支机构更注重会计文件和文档文件,忽略了其他类别文件的管理,而其他类型文件管理的疏忽影响了文件管理的整体工作。由于业务繁重,档案滞后等原因,档案不符合标准,保存价值的档案不按规定存档。多年来,我们一直关注业务发展,并且一直滞后于文件的收集,分类和存储。档案工作者经常被安排在处理档案工作时填写其他紧急任务。

简要说说如何提高银行文件工作的服务效率

3.1提高文件工作的重要性

简要说说如何提高银行文件工作的服务效率

3.2.1更新和改进银行文件

更新和完善银行档案,文件和文件的备案范围是当前档案工作中亟待解决的问题的根源。 2012年12月,国家档案局发布了第10号命令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,寻求建立适合实际企业的“文件备案范围和文件保留期限表”。这项工作将进一步规范文件和材料的存档,以便“应该归还”,“应收款”,并且保管期是“适当的”。目前,总公司已经发文,新疆分公司已通过总行审查,并将在近期发布文件。

3.2.2标准化文件业务管理系统

在银行开发过程中,将生成各种专业文件,如文档文件,会计文件,合同文件和集中采购文件。为了确保各类档案具有遵循的规则,管理标准,易于使用,适应新的发展趋势,在整体文件管理方法下,进一步完善收集,整理,归档,存储,利用以及来自文件系统管理的各种类型文件的其他系统。

3.2.3全面推进法治

在新形势下,银行档案管理部门依法加强监督和指导,明确并奖励档案管理工作。通过访谈,通知,处置和问责制,它认真调查和处理未按时提交的文件,未能及时传输文件,以及提交安全管理措施。不到位,伪造档案,改变档案,破坏丢失档案,泄露当事人和国家机密等。建立健全检查报告和问责制度,查处违反档案法律法规的人员。

档案管理部门加强对各类档案管理的检查和指导,加强对档案,整理方法,管理机制等方面的指导,定期,不定期地进行检查。从档案的收集和分类开始,教师将彻底了解和研究各类文件的特点,进行科学的分类,做扎实的基础工作,集中统一管理各类文件。

3.2.5重视文件安全管理

近年来,重大自然灾害、社会突发事件给档案工作以惨痛教训。为了银行的根本利益,将档案资源、档案利用和安全建设置于同等重的位置。首先从承重达标等库房安全及周边环境安全素考虑,做到档案实体在加工整理和利用等环节中的绝对安全。建立预先防范机制,提前做好防范和应对自然灾害、人为破坏、技术因素毁坏的各种准备,建立应急反应机制,提高临险处置能力。抓紧实施异地异质备份工作,充分利用档案复制、缩微、数字化等方法,形成不同载体形式的多套备份。

档案资料移交入库的审验标准重点突出为审核文件是否为原件;审核归档文件是否齐全、内容是否完整;审核文件中的数据是否存在涂改现象;审核文件中是否存在不耐久字迹现象;审核声像和电子档案是否规范且有效等。这些标准的严格执行,是每一名档案管理员在档案收集归档中履行的职责。在档案资料移交入库的关键环节,对归档资料进行再次审核,严格执行移交登记是档案管理部门为各门类档案的规范管理起到监督指导作用,为整个银行信息资料安全、完整保存履行职责。

3.2.7档案信息化建设

随着档案数量越来越多,仅仅靠传统的手工检索和查找已不能满足利用的需求。做好档案管理工作,就必须创造条件,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,积极利用信息技术手段,利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库,便于检索。

3.2.8创造良好的库房条件

库房位置的交通便利,能够使档案利用方便快捷。同时,档案库房应集中布置,远离易散发火种的工业设施。馆内消防设施齐全、通风、温湿度适宜,为避免地面湿气影响档案保管质量,应将档案放置在二楼(包括)以上的楼层。库房承重达到1200kg/m2以上。


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